怎樣寫出讓領(lǐng)導(dǎo)重視的工作報告
摘要: 工作報告就像一部TVB電視劇。如何讓劇情扣人心弦？如何能讓觀眾有口皆碑？如何調(diào)整布局？
做事不如做人，做人不如做神。想要成為神一級的員工，必須要學(xué)會將成績表現(xiàn)出來。除了定期的月報以外，工作報告也是必不可少的敲門磚。通過工作報告，讓直屬領(lǐng)導(dǎo)看到你的成績，甚至得到更高一級領(lǐng)導(dǎo)的肯定，你就大有前途了。
工作報告的核心價值
對 于碌碌無為者而言，工作報告就是一場企業(yè)形式秀。他們普遍的心態(tài)是，只要業(yè)績好，工作報告就算隨便復(fù)制粘貼一下，領(lǐng)導(dǎo)也會得過且過。既然是一場形式，又何 必太過認真計較呢，說不定多玩兩把牌的投資回報率都比寫報告強。對于他們的態(tài)度，我們不能嗤之以鼻，畢竟這是他們選擇的人生方式。
工作報告并非一種單純的工作要求，而是領(lǐng)導(dǎo)對下屬的思維鍛煉，同樣也是他們學(xué)習、了解市場情況的重要手段。高層領(lǐng)導(dǎo)沒有時間對一線做到全盤、細致的拜訪，通過各種總結(jié)和報告，他們可以清楚知道整體市場的變化趨勢。
我們假設(shè)一下，如果你是高層管理者，每天看到的都是千篇一律的總結(jié)和報告，突然一天發(fā)現(xiàn)一個思路清晰、觀點新穎，同時給自己極大啟發(fā)的工作報告，你是否很想見上一面寫這篇報告的人。如果當面了解后，發(fā)現(xiàn)此人與報告顯示出的能力一樣強大，那么后期升職空間就不言而喻了。
所以，工作報告是在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)的最佳時機。
工作報告的布局
事實上，一個報告就是一個思路的呈現(xiàn)，這就像一部TVB電視劇，如何讓劇情扣人心弦，如何才能讓觀眾有口皆碑，主要依靠整體劇情布局。如果沒有背景闡述就直接導(dǎo)出劇情，實在太過唐突，觀眾也沒有什么口味了。所以，如何調(diào)整布局，是整個報告賣座與否的關(guān)鍵。
如果我們想寫出優(yōu)秀的工作報告，就得像美國大片一樣，來個續(xù)集或者后傳什么的。所以，工作報告中應(yīng)有總結(jié)和規(guī)劃兩部分，并且二者是兩種不同的風格模式。
工作總結(jié)就像第一部，必須打出響頭，續(xù)集才能叫座，觀眾才會掏錢看續(xù)集。因此，總結(jié)部分必須有一個高潮來吸引觀眾，到計劃部分再來一個，雙劍合璧才能威力無窮。
第一步：了解受眾關(guān)注點
報告的目的是傳達某種觀點，在敘述觀點前，必須告知受眾群體這種觀點的產(chǎn)生過程，及此觀點對于經(jīng)營有何幫助。說的透徹一點，就是滿足報告對象的需求，解決他們目前遇到的銷售額、渠道管理中的核心問題。
一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)在每月月度會議中，或多或少都會提到現(xiàn)在的困惑。如果稍微留心一下，你可以將每月領(lǐng)導(dǎo)所提及的問題進行匯總，其中提及率高的問題就是公司上層關(guān)注的焦點。了解到領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點后，我們再進行解析。
一直困擾公司的問題或困難，肯定是由多種小問題組成的環(huán)套，層層相扣、相互疊加，這被稱為“環(huán)形思維模型”。如此多的小問題，又擰成一個大問題，讓領(lǐng)導(dǎo)想起來頭疼，看起來心煩。不是他們不想解決，往往是無從下手，到后面只能頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳，問題無法根治。
要對付這種情況，我向大家推薦另一個模型：“金字塔分析模型”。這個模型能有效 協(xié)助我們整理思路，如圖1。最下層是收集的各種反饋問題匯總，將問題分類羅列出來，如“酒店住宿費的利潤對酒店利潤沒有貢獻”、“餐飲部的損益和飯店整體 的損益有密切關(guān)系”等。然后，我們可以對這些問題進行總結(jié)，歸納到第二層次，即“酒店的收入高低依賴餐飲部利潤”等。通過歸納，問題會進一步集中，我們再 對問題按嚴重程度進行排序或梳理，最終找到最緊急、最重要的問題，并找出解決問題的關(guān)鍵。
通過此類辦法，我們可以更有邏輯地整理出上級的關(guān)注焦點。找到焦點后，我們便完成了第一步布局。
第二步：用報表闡述問題
做銷售時，最簡單也是最容易讓人信服的證據(jù)，就是報表和數(shù)據(jù)。你告訴領(lǐng)導(dǎo)問題是怎樣的，但空口無憑，領(lǐng)導(dǎo)不會相信。如果有分析流程，然后得出結(jié)論，他們可能才會認同。
《市場營銷》教材上教育我們，要先從數(shù)據(jù)中找問題，再到市場上予以確認。在此我可以向大家保證，對于眾多民營企業(yè)而言，這都是瞎扯。
當市場環(huán)境好時，眾多民營企業(yè)都在忙著抓產(chǎn)量、搶市場，沒幾個會有危機意識，將 危機防范于未然。所以，最為簡單的辦法便是先將問題收集分析，再用數(shù)據(jù)予以確認。雖然這樣一來，你的報告有主觀因素在里面。但大家試想一下，如果大部分民 企都會通過數(shù)據(jù)分析提前發(fā)現(xiàn)問題，中國企業(yè)將是多么的強大，想要一統(tǒng)全球經(jīng)濟江山簡直易如反掌。事實是這樣嗎？顯然剛好相反。所以當陷入困境時，問題早已 錯綜復(fù)雜。因此這種與標準教科書上背道而馳的法則，恰恰十分適用于國內(nèi)企業(yè)。
當然，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與預(yù)先設(shè)想問題大相徑庭時，請以數(shù)據(jù)分析為準，說不定你也會有新的發(fā)現(xiàn)。當數(shù)據(jù)分析做好之后，你的報告前奏部分就完成了。
工作報告的高潮：
剖析問題
剖析問題是工作報告的高潮部分。對工作中出現(xiàn)的問題要深層次剖析，最好發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層至今沒有看見的問題，讓他們有種恍然大悟的感覺，這才是非常理想的預(yù)期效果。
如何剖析問題？我可以講一部分，但另一半要靠你自己。
如何剖析問題
領(lǐng)導(dǎo)每天在哪？他們大部分時間都在開會，或者在準備開會。他們在一線市場的時間多嗎？不多，而且能呆在一個地方把某個問題了解清楚更是不可能。那么，誰最了解一線市場？只有你自己。
當企業(yè)遭遇市場困境時，老銷售員通常會將問題歸結(jié)于市場環(huán)境的原因。根據(jù)羊群效 應(yīng)，這一舉措往往會得到其他銷售員的高度認同。公司領(lǐng)導(dǎo)長期接受此類信息，不管他毅力如何堅韌，多多少少也會感染悲觀氛圍。長期以往，企業(yè)問題就會被掩蓋 了。而你要做的，就是擦亮眼睛、閉上耳朵，去選擇真正的關(guān)鍵問題所在。
危機是一個此消彼長的市場扭轉(zhuǎn)過程?？纯匆思?、優(yōu)衣庫等眾多企業(yè)，他們就是在危機中一躍而起的超級霸主。當別人都在關(guān)注危機本身時，他們幸運的發(fā)現(xiàn)了解決之道，僅此而已。
剖析問題時，我們必須從市場了解兩個關(guān)鍵點：
1．企業(yè)遭遇的問題。比如，是所有銷售渠道全線下滑，還是部分渠道正在增長？如果是某一渠道下滑，除了大市場環(huán)境因素，是否還有操作或者是管理問題在里面。了解完渠道后，再觀察一下產(chǎn)品。我們可以先將產(chǎn)品按品類或品項區(qū)分，再進行分析。
從這些分析中，我們很可能找出一些端倪，又或者發(fā)現(xiàn)一些從未被人了解的新契機。如某一級市場業(yè)績增量、新興品類突然有放量上行空間等等。
2．觀察同行業(yè)其他企業(yè)。其他企業(yè)是否同樣業(yè)績下滑？他們下滑的原因（渠道、產(chǎn) 品）是否相同？有逆勢而上的嗎？分析一遍之后，此時的你必定是處于一個朦朧的狀態(tài)，好像問題清晰了，但又好像有點錯綜復(fù)雜的感覺。那么就先將自己的分析記 下來，讓腦子先輕松一下，然后再通過邏輯分析，找出問題的關(guān)鍵所在。
如何總結(jié)問題
問題分析完之后，還需要將自己的分析在報告中呈現(xiàn)出來。
第一部分是要展示出你如何發(fā)現(xiàn)問題的。先將數(shù)據(jù)予以整理，必須利用表格形式將所有數(shù)據(jù)用餅狀圖、線形圖等進行羅列，切忌使用全文字來說明數(shù)據(jù)。
第二部分是將數(shù)據(jù)中的問題與市場中出現(xiàn)的問題相互結(jié)合。此時要表達出極強的震撼 力，目的是引起領(lǐng)導(dǎo)們的注意，讓他們了解你發(fā)現(xiàn)的問題的嚴重性，這樣才會高度認同你后續(xù)的觀點。最好的辦法就是整理出市場照片，比如某一產(chǎn)品滯銷，現(xiàn)在若 要求經(jīng)銷商打款進其他產(chǎn)品，就會造成滯銷產(chǎn)品占用資金和倉庫。而高層并不了解情況，并說這個經(jīng)銷商再不進貨就換掉。你怎么辦？那就將各個經(jīng)銷商滯銷產(chǎn)品大 量堆積在倉庫的照片放上去，并在旁邊注明滯銷產(chǎn)品占比多少，有滯銷產(chǎn)品的客戶數(shù)量，占經(jīng)銷商總數(shù)的比例是多少，將這些庫存消化后能騰出多少資金……
第三部分是問題總結(jié)。事實上，在你闡述問題時，領(lǐng)導(dǎo)自己就已經(jīng)總結(jié)好了。這部分 的重點是進行聯(lián)想，把匯總的問題及將會出現(xiàn)的后果聯(lián)想起來，也就是將你發(fā)現(xiàn)的問題重復(fù)一遍，提醒問題后果的嚴重性，以達到雙重震撼的效果。如滯銷品不處 理，后期會成為臨期品，經(jīng)銷將會大規(guī)模殺價傾銷，可能會帶動整個大盤串貨現(xiàn)象頻發(fā)，甚至會影響到主營產(chǎn)品的銷售額。
使用小道具，讓工作報告脫穎而出
對統(tǒng)一提交的報告，公司都有規(guī)定的格式或模板。但千篇一律總是讓人厭煩，所以使用一些小道具，絕對能使你的報告脫穎而出。
道具一：表達的美化
建議字體使用“微軟黑體”，這會在播放PPT時醒目很多。在一句話中，如果有特別想突出的話或詞句，可以標成其他顏色或者放大字體。
如果是做成PPT形式，字一定不能多，可以多用圖片體現(xiàn)，旁邊再配以簡單的文字說明，以達到簡單明了的效果。這樣一來，領(lǐng)導(dǎo)才能利用最少的時間，了解你最清晰的意圖。
道具二：讓你的背景與眾不同
大量的標準PPT背景，看久了會讓人感到呆板。在公司統(tǒng)一背景基礎(chǔ)上，加一些創(chuàng)意的小插圖，會馬上讓你的報告與眾不同。
道具三：“雷人”的標題
按道理來講，往往是先確定標題再進行報告內(nèi)容梳理，但很少有人能夠擁有如此精準的邏輯思維。所以不妨先把報告內(nèi)容完善，再細細讀上一遍，重新整理出一個極度吸引眼球的“雷人”標題，先將觀眾的注意力拉過來再說。
對著鏡子演練，提升現(xiàn)場感染力
優(yōu)秀的職場人士的報告，絕對不是那種照本宣科的講演。我們要努力提升自己的現(xiàn)場感染力，這個奇妙的東西將伴隨你成功的一生。
最基本要求：記住你的報告
報告是你自己做的，所以腦子里應(yīng)該有很清晰的印象。當然，不是讓你將每一個字都背下來，但必須知道每一章節(jié)的主題內(nèi)容，可以在報告中做一些小符號提醒自己。
報告中的數(shù)據(jù)你必須記牢，強調(diào)一下，必須記到小數(shù)點后兩位的精確值。這樣做的好處，在于當匯報時，精準的數(shù)據(jù)能使聽者認同你對工作的細致程度，同樣也能說明你對此事的認真態(tài)度。
動作：展示你的行動魅力
自己練習時，請加入一些行為動作。動作能提升你的表達效果，同時在豐富但絕不喧賓奪主的情況下，你的動作能給人以感染力。
表情：讓人信服的鐵證
要讓觀眾隨著你的報告一起進入你的思想，必須讓報告有跌漲起伏的過程。報告時，你的臉部表情就像背景音樂，讓你的臉成為帶動觀眾的向?qū)?，你的堅決、你的毅力、你的困惑，都從表情上予以體現(xiàn)，讓他們進入你精心設(shè)計的背景之中，讓他們?nèi)谌肫渲斜妒芨腥尽?/span>
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