如何解決管理者每天都很忙的問題
撰文：成都華標企管 蔣良君
若管理者每天都很忙，則應抽個時間分析一下現(xiàn)況，找出導致忙的主要因素，對策改善。導致管理者很忙的原因主要是以下幾個方面。
1）、事必躬親
管理者應將自己做的事 寫出來，然后分析一下，有哪些事是自己必須做的，哪些事不必由自己做，而可授權或交辦給下屬去做的。在企業(yè)內(nèi)往往有這樣的現(xiàn)象：總經(jīng)理做經(jīng)理的時，經(jīng)理做 主管的事，主管做員工的事。例：上貨柜時清點數(shù)量，是倉管的職責，而該倉庫主管則每次上貨柜必親自到場點數(shù)，遇到開全公司的會議時也缺席，理由是親自點數(shù) 出貨，怕出錯。
（1）、屬于管理者自己必須做的事。寫在紙上后，按做事的輕重緩急，仔細想先做什么，后做什么，用筆在事項前寫上序號。區(qū)分事情的輕重緩急，方法是根據(jù)緊急性與重要性決定做事的先后順序：
● 重要而且緊急：馬上辦。 今天“必須”做的事（即最為緊迫的事）
● 重要而不緊急：好好規(guī)劃。
● 不重要但很緊急：1. 馬上辦，但只花一點時間； 2. 請人代辦； 3. 集中處理。
● 不重要也不緊急：有空再辦。
（2）可授權或交辦下屬去做的。
進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。請他人分攤你的工作，善用授權策略，事半功倍。授權時注意：
●將工作交給能處理得最好的人。
●信任對方，尊重對方。
●清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制，清楚知道你要什么。
●授權不是推卸責任，你一樣要負起追蹤的責任。
●鼓勵他們分擔更多的 責任，并允許他們發(fā)展自己的行事風格，可以做決定，你不好去干預或插手，要給予充分的支持、認同與尊重。授權的忌諱是干預，可能你是出于關心，但你的下屬 理解就不同了。例如：董事會授權某廠長全權負責工廠的運營管理。某日，廠長因管理需要，已公告將倉庫課的副主任調(diào)去負責生管課，事后董事予以否定，說調(diào)走 了倉庫課會亂（倉庫課還有一個主任），不可調(diào)，則公告自動失效。這樣的授權等于沒授權，是對下屬的不尊重。有些管理者可能有這樣的體會，老板（或董事）不 參與管廠，則廠內(nèi)運作順暢，一管則亂，中堅（中層）管理者只有敢怒而不敢言，背后抱怨。真是“一管就亂，不管怕散。”
2）、背猴子
有些下屬遇到問題，本來是下屬可解決的，也扔給管理者去處理，我們經(jīng)常聽到的是“你看怎么處理這個問題？”
管理者不要替下屬背猴子，要培養(yǎng)下屬解決問題的能力。你在日常也應對下屬予以要求，提出問題者應提供解決問題的建議或方案。若是下屬能解決的問題扔給上級主管，哪還要下級來做什么。
當下屬說：“你看怎么處理這個問題？”，你最好是說：“我想聽聽你的建議！”
若問題超出下屬的職責或權限范圍，當領導的則應親自處理。
3）、審批過多
有些企業(yè)的高階管理者（CEO），如總經(jīng)理、協(xié)理、廠長等，多數(shù)的時間是忙于審批各種公文、單據(jù)，如：采購單、請購單、請假單、訂單等等。高階管理者很少有時間到現(xiàn)場巡視，很少抽時間來思考如何把企業(yè)經(jīng)營得更好。
審批過多，來自幾個方面：一是高階管理者不放心，認為什么都要自己把關。二是高階管理者的上級單位（如董事）予以要求的。三是管理者過于集權，簽名代表權威。
改善建議：
1、 將目前要經(jīng)你簽的單據(jù)或公文列出明細。
2、 對著明細表思考，你應審批哪些單據(jù)/文件，不必審批哪些單據(jù)/文件；
3、 各種單據(jù)，什么條件的你審批，什么條件的由你以下的干部審批。如金額的審判權限，生產(chǎn)性物料的請購與非生產(chǎn)性物品的請購，招聘普工與職員、干部。
4、 將以上的各單據(jù)、文件、條件，編制《審批權限一覽表》。請參考范例：
5、 將編制好的《審批權限一覽表》發(fā)給高層干部征求意見后，最后由CEO親自修改、審批后，交給文控發(fā)給各部門，公布實施。
4）、效率低下的會議
會議效率的高低，能體現(xiàn)一個管理者素質(zhì)的一個方面。若你是會議的主持人，需自我檢討一下，是否也存在以下的問題，使會議效率低下。通常，沒有人愿意當面向主持人說這些實話。
（1）、主持人話太多
20分鐘可開完的會議，主持人則要講1個多小時，此類主持人比較善于言談。
（2）、離題萬里
有的主持人不太會掌握開會技巧，開會時常跑題，更甚有的主持人經(jīng)常利用會議談自己以前如何如何優(yōu)秀，取得什么成就。這類主持人很容易使會議成為“馬拉松”式的會議。
（3）、準備不充分
不參加沒有準備的會議，規(guī)定部屬養(yǎng)成開會必須準備，發(fā)言必須簡短，內(nèi)容必須充實，會議必做“結(jié)論”的習慣。
（4）、缺乏技巧。
若主持人對主持會議缺乏技巧，可買一些知名教授或企管顧問編寫的相關書籍。主持一個有效會議，請你參考以下建議：
1.會議目的要清處明確，議題的數(shù)量適宜。
2.與會人員要精選，根據(jù)議題決定出席者。
3.會前有資料(有議題)，以免空口講白話。
4.避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開使，準時結(jié)束。
5.每人發(fā)言時間控制在五分鐘之內(nèi)，言簡意賅，掌握重點，不偏離主題。
6.主席應帶動討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場中立，化解沖突。
7.開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享自己的想法與感受。
8.會議務必達成決議，決議何事、誰負責、時限要求，誰跟進。
9.會議記錄要忠實和完整，二天內(nèi)分發(fā)給與會者及相關人員。
10.追蹤會后各項決議的行動及結(jié)果。
除此之外經(jīng)營者應該視會議的性質(zhì)，盡量減少參加會議，有些會議未必參加，只要在會議后批閱一下會議記錄即可了解全盤大要。
另外，可利用網(wǎng)絡，開視屏會議或SKYPE會議，溝通也非常方面，也可節(jié)約兩地往返的時間。
4）、企業(yè)同時導入的項目太多
比較常見的是有些企業(yè)，在一年內(nèi)由不同的職能部門牽頭，如：企管部、安全部、人力資源部、生產(chǎn)部、設備部等，同時導入多個管理類項目，最累最辛苦的是執(zhí)行部門或車間的領導。能解決這個問題的，只有企業(yè)一把手在考慮一年內(nèi)要導入的項目時，懂得權衡，少即是多。
如此同時導入多個管理項目，可謂勞民傷財，管理通常是欲速責虛，漸進則實。說實在的，一個企業(yè)一年內(nèi)能做好1-2件事情（管理項目）就很不容易了。
當然，若管理者是因這方面而每天都忙，也只有多加班加點了，多付出了。當然，每周該休息時就好好休息，身體是革命的本錢，適當休息是為了更好地戰(zhàn)斗。
改變不了環(huán)境，就改變自己，或適應環(huán)境，或換個環(huán)境。
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